Office365를 도입하고 Outlook을 사용하는 기업 중 이메일을 통해 소통과 업무를 수행하는 기업이 많습니다. 물론 부서나 업무에 따라 다르지만 구성원 중에 하루에 수십 건씩 많게는 수백 건씩 이메일을 주고받는 분들도 계실 겁니다. 상담을 하다 보면 업무 중 실수로 외부로 발송되는 문자를 통해 내부 중요 정보가 유출될 수 있는 상황에 대한 우려가 많다는 분들도 많았습니다. 회사 규모가 커지고 구성원이 많아질수록 외부로 유출될 위험은 더욱 높아지고 관리는 더욱 어려워집니다.그러나 Outlook에는 내부 구성원이 메일을 보낼 때 상위권자에게 메일 발송 승인을 받아 메일이 발송되도록 설정할 수 있도록 규칙을 설정할 수 있습니다.특정 조건으로 메시지를 배달하기 전에 승인을 구하는 것을 ‘중재’라고 하고, 메시지의 승인자는 ‘중재자’라고 합니다. 규칙 작성을 통해 다음과 같은 규칙을 적용할 수 있습니다.
외부에 첨부 문서가 있는 이메일이 발송되는 경우 설정된 규칙마다 승인자를 지정 중재자는 승인 없이 메일 발송 규칙에 예외 설정 가능
이와 같이 외부로 메일을 발송할 때 내부 중재자를 통한 ‘이메일 발송 승인’을 요하는 규칙의 적용 방법에 대해 오늘 소개할 예정입니다. 지금부터 차근차근 진행할 예정이니 천천히 따라해보시고 내부에 적용하셔서 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다. 🙂
Outlook 이메일 규칙 활용 01. 이메일 발송 시 “중재자 승인” 설정 1. Eachange 관리 센터 (https://admin.exchange.microsoft.com/ # / ) 에서 [메일 흐름] – [규칙] 으로 이동한 후 [+] – [새 규칙 작성] 을 선택합니다.로그인 계정은 없나요? 계정을 생성해주세요! 본인 계정으로 로그인이 안되나요? 로그인 옵션 사용약관 개인정보처리방침…admin.exchange.microsoft.com
2. 이름을 작성한 후 메일 발신인 지정 승인자를 지정한 후 [적용] 후 [저장]을 클릭합니다.
[검증 방법] – 지정된 메일 발신자에게 메일을 보냅니다.- 승인자에게 자동 메일이 발송됨을 확인할 수 있습니다.
이메일 규칙 활용 02. 외부에서 수신되는 이메일에 보안 메시지 적용 반대로 외부에서 수신되는 이메일에 보안 문구를 적용하여 사내가 아닌 외부에서 발송된 이메일에 만일의 위협에 대비하여 사용자의 경각심을 일깨우는 용도로 사용할 수 있습니다.이것도 Exchange 관리 센터에서 전자 메일 규칙을 적용함으로써 외부 메일에 경고 메시지를 구성할 수 있습니다.
EAC (Exchange 관리 센터 https://admin.exchange.microsoft.com/ # / ) 에 로그인 한 후 [메일 흐름] – [규칙] 을 클릭합니다.
2. 규칙 페이지에서 [+] – [새 규칙 작성]을 선택합니다.
3. 새 규칙 창이 나타나면 새 규칙의 이름을 지정합니다.(ex. External Email warningrule)
4. 다음의 경우, 이 규칙의 적용에서 [발신인 위치]를 선택하고 [조직 외부]를 선택합니다.
5. 하단의 [조건추가] 버튼을 클릭한 후 [수령인 위치] – [조직 내부]를 선택합니다.
6. 팝업 하단의 [기타 옵션]을 클릭하여 규칙을 하나 더 추가합니다. [메시지 제목 앞에] – [외부]로 설정합니다.(7. 항목이미지 참조)
7. 외부 메일 알림을 추가하려면 [작업 추가]를 클릭합니다. [메시지에 알림 적용] – [알림 전에 추가]를 선택합니다.
공지사항 텍스트를 지정합니다. 아래의 텍스트를 복사하여 붙여넣을 수 있습니다.
<divid=”바닥무늬” 스타일=”배경색:#feb9c;폭:100%;틀:1px솔리드 #FEB9C;다운:2pt;틀스타일:솔리드;border-color:#9C6500;”> 주의:이 메일은 조직 밖에서 발송되었습니다. 발신인을 알고 콘텐츠가 안전한지 확인하지 않는 한 링크를 클릭하거나 첨부파일을 열지 마십시오.</div>
[대체 동작 지정] – [포장]으로 지정한 후 [확인]을 클릭합니다.
8. 예외를 적용하려면 하단의 “다음 경우 제외”에서 [예외 추가]를 클릭합니다.
(여기에서는 [수취인이 다음 멤버임]을 선택한 후 다음 메일 주소로 오는 메일의 경우 규칙 적용이 제외되도록 하는 멤버의 메일 주소를 공용 사서함 메일 주소로 입력했습니다.
9. 조직의 다른 규칙을 기반으로 규칙의 심각성을 설정할 수 있습니다.
10. 규칙을 저장합니다.이로써 외부 발신자로부터 이메일을 수신할 경우 제목에 ‘외부’가 추가되고 메일 내용에 ‘외부 이메일 경고’에 대한 보안 문구가 표시됩니다.
지금까지 아웃룩 메일 흐름 규칙 설정을 통해 만일의 위험으로부터 안전하게 보호할 수 있는 규칙의 적용 방법에 대해 알아봤습니다. 물론 이 규칙 설정이 완벽한 솔루션은 아닙니다. 기업 구성원은 항상 경각심을 가지고 만일의 위협으로부터 내부 정보를 안전하게 보호할 수 있도록 항상 경각심을 가지고 임해야 합니다.
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